• Présidence de la République voir le site

    Gestion et traitement du courrier présidentiel (courriers, courriels)

    Présidence de la République

    Gestion de la correspondance présidentielle

    Périmètre fonctionnel : Gestion des courriers papiers/mails, production et validation des réponses

    Nombre d’utilisateurs : 100

    Durée du projet : 13 mois

    Le Service de la Correspondance Présidentielle a souhaité mettre en place un nouveau système de gestion et de traitement du courrier et des courriels.

    6Tzen assure la traçabilité des documents et des actions, par la mise en place d’un flux de traitement et permet la restitution des données aux différentes catégories d’utilisateurs.

  • Infocom 94 voir le site

    GRU : Gestion de la relation usager

    Infocom 94

    GRU

    Périmètre fonctionnel : Mise en place de la Gestion de la relation à l’usager multicanale dans les 18 collectivités adhérentes

    Nombre d’utilisateurs : de 10 à 300

    Durée du projet : 2 ans

    Infocom94 est un syndicat mixte de mutualisation de solutions numériques au service de ses adhérents.

    Soucieux d’accompagner au mieux ses membres dans leur programme de modernisation, Infocom94 enrichit son offre de service pour l’élargir à une solution de Gestion de la Relation Citoyen et réaffirme sa confiance en la suite logicielle 6Tzen.

    Associé à la brique back office d’instruction des dossiers (projet mené entre 2012 et 2015 pour le compte d’Infocom), ce portail est l’ultime étape permettant de dématérialiser de bout en bout l’ensemble des processus et de décliner une politique de Gestion de la Relation Citoyen favorisant :
    La qualité de l’accueil et la simplification du parcours usager
    L’harmonisation des processus de traitement quel que soit le canal de communication
    La fourniture de statistiques et indicateurs à même de faciliter le pilotage quotidien de l’activité.

    Le déploiement progressif se fait sur la base d’instances personnalisées et adaptées au contexte de chaque adhérent.

  • Conseil Régional d'Ile-de-France voir le site

    Gestion des précontentieux et des contentieux

    Conseil Régional d'Ile-de-France

    Philae

    Périmètre fonctionnel : Légiflow – Gestion des précontentieux et des contentieux

    Nombre d’utilisateurs : 50

    Durée du projet : 12 mois

    En octobre 2016, la Région Ile de France s’est engagée dans un programme de modernisation de son organisation et, pour y parvenir, souhaite s’appuyer, entre autres, sur les nouvelles pratiques en matière de travail collaboratif. Elle retient la solution Légiclow, basée sur la plateforme 6Tzen, déjà utilisé à la direction des affaires juridiques du Ministère des finances.

    Le périmètre fonctionnel couvert comprend :
    La gestion des contentieux et des précontentieux (de toute nature) du fait générateur à l’exécution de la décision juridictionnelle
    La gestion des consultations juridiques
    La gestion des enjeux et des risques financiers

    Les points forts et avantages identifiés de la solution sont :
    Sa forte capacité d’interopérabilité et sa parfaite intégration dans un vaste et complexe SI
    Sa souplesse de paramétrage et son évolutivité
    Ses fonctionnalités modernes

    L’ensemble du service contentieux a aujourd’hui adopté Philae, et les gains de sa mise en place sont appréciés par tous.

  • Ministère de l'Agriculture, de l'Agroalimentaire et de la Forêt voir le site

    Projet SVE : Saisine par Voie Electronique

    Ministère de l'Agriculture, de l'Agroalimentaire et de la Forêt

    Projet SVE

    Périmètre fonctionnel : Mise en place d’un portail de démarches en ligne

    Nombre d’usagers : 4 millions 

    Services déconcentrés concernés : 220

    Durée du projet : 3 mois

    Comme l’ensemble des ministères, le Ministère de l’agriculture a été soumis en 2015/16 à de nouvelles contraintes réglementaires en matière de relation à l’usager (Saisine par voie électronique, Code de la Relation à l’Usager, Silence Vaut Accord, etc.).

    Le décret SVE impose aux organisations publiques de proposer à leurs usagers des formulaires de saisine par voie électronique, et accuser réception des demandes dans un délai précis. Cela implique donc de s’outiller, non seulement en mettant en place un portail de démarches en ligne, mais également en organisant le travail des équipes pour leur permettre de traiter les sollicitations dans les meilleures conditions.

    Le Ministère de l’Agriculture, de l’Agroalimentaire et de la Forêt (MAAF) a choisi de répondre à ces nouvelles obligations avec 6Tzen, le service en ligne de dématérialisation des relations à l’usager. Le portail 6Tzen permet la mise à disposition des formulaires aux usagers, tandis que l’application de gestion permet de faciliter le traitement des demandes dans les services et de construire les formulaires à publier sur le portail via le module LAB.

    Le Ministère de l’Agriculture est aujourd’hui autonome sur la création et la mise en ligne de nouvelles démarches. Le catalogue de services en ligne du Ministère s’étoffe au fur et à mesure des besoins recensés.

    Le Ministère de la Culture et les ministères sociaux se sont inscrits dans une démarche similaire.

  • Communauté Urbaine de Caen la mer

    Gestion des correspondances

    Périmètre fonctionnel : Courriers entrants et sortants et parapheur électronique

    Nombre d’habitants : 262 501

    Nombre d’utilisateurs : 400

    Durée du projet : 6 mois

    Dans le cadre d’une démarche d’amélioration de la relation citoyen, les trois structures (CU Caen la mer, la ville de Caen et son CCAS) ont souhaité s’équiper d’une même plateforme de gestion multicanale des échanges avec les citoyens tout en préservant une stricte étanchéité des données entre les trois organisations. Le groupement a retenu la retenu la suite logicielle 6Tzen, en septembre 2017.

    Les formations débutent fin février 2017, et la mise en production est prévu en mars 2017.

  • Conseil Régional Nouvelle Aquitaine voir le site

    Projet ASUR : Accueil Simplifié des Usagers de la Région

    Conseil Régional Nouvelle Aquitaine

    Projet ASUR

    Périmètre fonctionnel : Gestion des courriers papiers/mails, et d’objets métiers (factures, invitations…)  – Parapheur électronique transversal

    Nombre d’habitants : 1 800 000 

    Nombre d’utilisateurs : 3 000

    Durée du projet : 12 mois

    En décembre 2012, la Région Poitou-Charentes a engagé un projet ambitieux de dématérialisation du cycle de vie des correspondances avec les usagers (citoyens, entreprises, associations, élus) et du courrier interne de la Région.

    Amélioration des délais de traitement des demandes, mise en place de processus de traitement harmonisés, réduction des charges improductives au sein des services, réduction de l’empreinte carbone, stratégie d’administration électronique sont autant de leviers qui contribuent à la modernisation des services de la Région et à l’amélioration de la qualité du service public fourni aux citoyens.

    Le logiciel a été mis en production un an après le début du projet, est aujourd’hui utilisé par tous les services de la grande Région Nouvelle Aquitaine.

    Lire l’article d’Acteurs Publics

    “Le projet ASUR appartient à la colonne vertébrale du schéma directeur informatique. La dématérialisation de la majeure partie des documents transitant entre les services a permis de réduire aussi bien les délais que les coûts de traitement, tout en assurant la traçabilité des documents.”

    P.Y. Brault, Directeur des Systèmes d'Information
  • Conseil Départemental de Loire Atlantique voir le site

    Gestion des Correspondances (courriers papiers/mail/formulaires web/notes internes)  – Parapheur électronique transversal

    Conseil Départemental de Loire Atlantique

    Correspondances et parapheur transversal

    Périmètre fonctionnel : Gestion des Correspondances (courriers papiers / email / formulaires web / notes internes)  – Parapheur électronique transversal – GRC

    Nombre d’habitants : 1 300 000 

    Nombre d’utilisateurs : 2000

    Durée du projet : 12 mois 

    En octobre 2012, le Conseil Général de Loire-Atlantique engage un projet transverse à l’ensemble des services visant à outiller la gestion des différents types de correspondants (citoyens, entreprises) et des échanges, comprenant la numérisation du courrier papier, la centralisation des mails et des demandes reçues par formulaire internet. La particularité de ce projet est la volonté de mettre en place un véritable parapheur transversal, par lequel transitent tous les documents à signer de la collectivité. Au-delà des problématiques fonctionnelles, il a donc fallu réaliser des interfaces avec un certain nombre d’applications métier, afin de pouvoir intégrer d’autres flux que le courrier, à savoir les attestations de service fait et les bordereaux comptables.

    L’équipe projet, composée d’un chef de projet courrier et d’un chef de projet parapheur, a souhaité que les utilisateurs finaux soient étroitement associés au projet, depuis la phase de sélection du titulaire, jusqu’aux ateliers de paramétrage.

    Les formations de l’ensemble des services commencent en octobre 2013 pour s’achever au début de l’année suivante.

    Lire l’article d’Acteurs Publics

    “Après plus de 6 mois d'utilisation au sein du département, nous sommes satisfaits d'avoir choisi 6Tzen (ex Admimail). L'ensemble des fonctionnalités n'est pas encore utilisé tant 6Tzen est complet. Adminext continue à nous assister avec une grande réactivité et sait apporter des réponses constructives dans cette nouvelle phase de montée en puissance de l'utilisation de 6Tzen.”

    T. Le Tallec, chef de projet parapheur & A. Armange, chef de projet courrier
  • Fontenay-sous-Bois voir le site

    Gestion des courriers papiers/mails  – Parapheur électronique

    Fontenay-sous-Bois

    Gestion des correspondances et parapheur électronique

    Périmètre fonctionnel : Courriers/mails entrants et parapheur électronique

    Nombre d’habitants : 53 649

    Nombre d’utilisateurs : 100

    Durée du projet : 4 mois

    En septembre 2017 la ville de Fontenay-sous-Bois a initié la gestion électronique des échanges entre les citoyens et la mairie, sur la base de processus définis et d’un périmètre incluant l’ensemble des courriers entrants et sortants.

    Après quatre mois de conduite de projet, la ville traite l’ensemble des demandes entrantes tous canaux confondus et réponds aux sollicitations des citoyens grâce au logiciel.

    Les deux objectifs principaux de la collectivité, suivre et sécuriser les échanges ainsi que simplifier faciliter l’enregistrement des demandes ont été remplis par l’intégration de 6Tzen dans le SI de la commune.

  • Préfecture de la région Ile-de-France voir le site

    Projet CERES : Réservation des places en crèche pour les agents de l’Etat

    Préfecture de la région Ile-de-France

    Projet CERES

    Périmètre fonctionnel : Mise en place d’un portail pour les prestations sociales des agents de l’Etat

    Nombre d’usagers en 2017 : plus de 3 000

    Durée du projet : 4 mois

    Les gestionnaires des différents services départementaux d’action sociale, tout comme les parents agents de l’Etat, étaient en forte demande de services en ligne pour la gestion des demandes des places en crèches. D’un côté, les parents souhaitaient pouvoir effectuer leur demande en quelques clics sur internet et suivre leur avancement, et de l’autre, les agents des services d’action sociale souhaitaient bénéficier d’un outil de traitement des demandes afin de réduire les charges pénibles de saisie et ainsi de proposer un meilleur service, plus rapide et plus qualitatif. Enfin, la plate-forme régionale d’appui interministériel à la gestion des ressources humaines (PFRH) d’Ile de France souhaitait mettre en place un outil de pilotage de cette activité.

    La mise en place de 6Tzen entre décembre 2014 et mars 2015 a répondu à l’ensemble de ces attentes : le portail permet aux parents de faire leurs vœux en amont puis de faire une demande pour des crèches identifiées, et l’application de gestion permet aux agents de traiter le flux de demande plus rapidement, et de façon plus transparente. La direction de la PFRH a quant à elle une véritable vision transverse sur la demande et sur l’activité des services départementaux.

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  • Présidence de la République
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  • Conseil Départemental Loire Atlantique
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  • Villepinte
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  • Ministère du Travail
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  • Ordre des chirurgiens dentistes
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