Une bonne nouvelle pour la simplification administrative : le SIPPEREC, groupement d’achat des collectivités territoriales franciliennes, a retenu Adminext et sa plateforme 6Tzen pour simplifier et dématérialiser les échanges avec les usagers.

Près de 300 communes, intercommunalités, conseils départementaux, CCAS et autres établissements publics d’Ile-de-France sont impliqués dans l’initiative et pourront déployer en quelques semaines une solution clé en main de gestion de la relation au citoyen, de gestion du courrier et des correspondances en multicanal, et de parapheur électronique.

Depuis 2015, la Direction des Affaires Juridiques du Ministère des Finances, du Budget et des Comptes Publics a engagé la dématérialisation de l’ensemble de ses processus internes.

Elle disposait historiquement d’une application informatique qui lui a permis au fil des années d’enregistrer sa production dans les domaines de la consultation juridique et la gestion du contentieux administratif et judiciaire.

Le projet Sillage a été confié à Adminext et s’appuyant sur la solution progicielle 6Tzen et sa déclinaison Legiflow, dédiée aux métiers juridiques des organisations publiques. Il vise à :

• remplacer et moderniser cette application dans une logique de continuité d’activité et de conservation intégrale de l’historique des dossiers,
• élargir le périmètre fonctionnel au pilotage d’activité,
• promouvoir la gestion collaborative des dossiers au sein de la direction,
• harmoniser les méthodes de travail au sein des bureaux de la direction.

Le projet, démarré fin 2015, a été conduit en 15 mois et a été déployé début 2017.

Outre l’ergonomie d’une application web moderne, les principaux éléments appréciés par les utilisateurs sont :

• Le moteur de recherche, simple et puissant, qui permet de retrouver en moins d’une seconde les informations recherchées par une simple requête textuelle
• Les rapports préexistants et la possibilité pour les utilisateurs de créer leurs propres rapports
• La richesse fonctionnelle, qui permet à l’échelle d’une direction d’administration centrale de mettre en place des règles de gestion adaptées aux différents métiers
• Une continuité d’activité, sans rupture ni pertes de données, entre l’ancien et le nouveau système informatique

Les Ministères Economiques et Financiers ont retenu Adminext et son progiciel 6Tzen pour assurer la gestion dématérialisée des dossiers de la Direction des Affaires Juridiques, et mettre en place les procédures outillées de pilotage de l’activité de la direction.

Ce nouveau projet s’inscrit pleinement dans la stratégie de l’Etat d’améliorer les procédures de travail au quotidien des agents et de dématérialiser les démarches réalisées par les usagers en s’appuyant sur les plateformes numériques de nouvelle génération, flexibles et sécurisées.