• Ministère de l'Agriculture, de l'Agroalimentaire et de la Forêt voir le site

    Projet SVE : Saisine par Voie Electronique

    Ministère de l'Agriculture, de l'Agroalimentaire et de la Forêt

    Projet SVE

    Périmètre fonctionnel : Mise en place d’un portail de démarches en ligne

    Nombre d’usagers : 4 millions 

    Services déconcentrés concernés : 220

    Durée du projet : 3 mois

    Comme l’ensemble des ministères, le Ministère de l’agriculture est soumis  à de nouvelles contraintes réglementaires en matière de relation à l’usager (Saisine par voie électronique, Code de la Relation à l’Usager, Silence Vaut Accord, etc.).

    Tous les ministères doivent en effet proposer à leurs usagers des formulaires de saisine par voie électronique, et accuser réception des demandes dans un délai précis. Cela implique donc de s’outiller, non seulement en mettant en place un portail de démarches en ligne, mais également en organisant le travail des équipes (back-office) pour leur permettre de traiter les sollicitations dans les meilleures conditions.

    Le Ministère de l’Agriculture, de l’Agroalimentaire et de la Forêt (MAAF) a choisi de répondre à ces nouvelles obligations avec 6Tzen, le service en ligne de dématérialisation des relations à l’usager. Le portail 6Tzen permet la mise à disposition des formulaires aux usagers, tandis que l’application de gestion permet de faciliter le traitement des demandes dans les services et de construire les formulaires à publier sur le portail via le module LAB.

    Le Ministère de l’Agriculture est aujourd’hui autonome sur la création et la mise en ligne de nouvelles démarches. Le catalogue de services en ligne du Ministère s’étoffe au fur et à mesure des besoins recensés.

  • Préfecture de la région Ile-de-France voir le site

    Projet CERES : Réservation des places en crèche pour les agents de l’Etat

    Préfecture de la région Ile-de-France

    Projet CERES

    Périmètre fonctionnel : Mise en place d’un portail pour les prestations sociales des agents de l’Etat

    Nombre d’utilisateurs en 2015 : plus de 3 000

    Durée du projet : 4 mois

    Les gestionnaires des différents services départementaux d’action sociale, tout comme les parents agents de l’Etat, étaient en forte demande de services en ligne pour la gestion des demandes des places en crèches. D’un côté, les parents souhaitaient pouvoir effectuer leur demande en quelques clics sur internet et suivre leur avancement, et de l’autre, les agents des services d’action sociale souhaitaient bénéficier d’un outil de traitement des demandes afin de réduire les charges pénibles de saisie et ainsi de proposer un meilleur service, plus rapide et plus qualitatif. Enfin, la plate-forme régionale d’appui interministériel à la gestion des ressources humaines (PFRH) d’Ile de France souhaitait mettre en place un outil de pilotage de cette activité.

    La mise en place de 6Tzen entre décembre 2014 et mars 2015 a répondu à l’ensemble de ces attentes : le portail permet aux parents de faire leurs vœux en amont puis de faire une demande pour des crèches identifiées, et l’application de gestion permet aux agents de traiter le flux de demande plus rapidement, et de façon plus transparente. La direction de la PFRH a quant à elle une véritable vision transverse sur la demande et sur l’activité des services départementaux.

  • Présidence de la République voir le site

    Gestion et traitement du courrier présidentiel (courriers, courriels)

    Présidence de la République

    Gestion de la correspondance présidentielle

    Périmètre fonctionnel : Gestion des courriers papiers/mails, production et validation des réponses

    Nombre d’utilisateurs de 6Tzen : 100

    Durée du projet : 13 mois

    Le Service de la Correspondance Présidentielle a souhaité mettre en place un nouveau système de gestion et de traitement du courrier et des courriels.

    6Tzen assure la traçabilité des documents et des actions, par la mise en place d’un flux de traitement et permet la restitution des données aux différentes catégories d’utilisateurs.

  • Conseil Régional Poitou Charentes voir le site

    Projet ASUR : Accueil Simplifié des Usagers de la Régions

    Conseil Régional Poitou Charentes

    Projet ASUR

    Périmètre fonctionnel : Gestion des courriers papiers/mails, et d’objets métiers (factures, invitations…)  – Parapheur électronique transversal

    Nombre d’habitants : 1 800 000 

    Nombre d’utilisateurs de 6Tzen : 1 500

    Durée du projet : 12 mois

    En décembre 2012, la Région Poitou-Charentes a engagé un projet ambitieux de dématérialisation du cycle de vie des correspondances avec les usagers (citoyens, entreprises, associations, élus) et du courrier interne de la Région.

    Amélioration des délais de traitement des demandes, mise en place de processus de traitement harmonisés, réduction des charges improductives au sein des services, réduction de l’empreinte carbone, stratégie d’administration électronique sont autant de leviers qui contribuent à la modernisation des services de la Région et à l’amélioration de la qualité du service public fourni aux citoyens.

    Le logiciel, mis en production un an après le début du projet, est aujourd’hui en cours de généralisation, et la majorité des services régionaux en sont d’ores et déjà utilisateurs quotidiens.

    Lire l’article d’Acteurs Publics

    “Le projet ASUR appartient à la colonne vertébrale du schéma directeur informatique. La dématérialisation de la majeure partie des documents transitant entre les services a permis de réduire aussi bien les délais que les coûts de traitement, tout en assurant la traçabilité des documents.”

    P.Y. Brault, Directeur des Systèmes d'Information
  • Conseil Général Loire Atlantique voir le site

    Gestion des Correspondances (courriers papiers/mail/formulaires web/notes internes)  – Parapheur électronique transversal

    Conseil Général Loire Atlantique

    Correspondances et parapheur transversal

    Périmètre fonctionnel : Gestion des Correspondances (courriers papiers / email / formulaires web / notes internes)  – Parapheur électronique transversal – GRC

    Nombre d’habitants : 1 300 000 

    Nombre d’utilisateurs de 6Tzen : 2000

    Durée du projet : 12 mois 

    En octobre 2012, le Conseil Général de Loire-Atlantique engage un projet transverse à l’ensemble des services visant à outiller la gestion des différents types de correspondants (citoyens, entreprises) et des échanges, comprenant la numérisation du courrier papier, la centralisation des mails et des demandes reçues par formulaire internet. La particularité de ce projet est la volonté de mettre en place un véritable parapheur transversal, par lequel transitent tous les documents à signer de la collectivité. Au-delà des problématiques fonctionnelles, il a donc fallu réaliser des interfaces avec un certain nombre d’applications métier, afin de pouvoir intégrer d’autres flux que le courrier, à savoir les attestations de service fait et les bordereaux comptables.

    L’équipe projet, composée d’un chef de projet courrier et d’un chef de projet parapheur, a souhaité que les utilisateurs finaux soient étroitement associés au projet, depuis la phase de sélection du titulaire, jusqu’aux ateliers de paramétrage.

    Les formations de l’ensemble des services commencent en octobre 2013 pour s’achever au début de l’année suivante.

    Lire l’article d’Acteurs Publics

    “Après plus de 6 mois d'utilisation au sein du département, nous sommes satisfaits d'avoir choisi 6Tzen (ex Admimail). L'ensemble des fonctionnalités n'est pas encore utilisé tant 6Tzen est complet. Adminext continue à nous assister avec une grande réactivité et sait apporter des réponses constructives dans cette nouvelle phase de montée en puissance de l'utilisation de 6Tzen.”

    T. Le Tallec, chef de projet parapheur & A. Armange, chef de projet courrier
  • Villepinte voir le site

    Gestion des courriers papiers/mails  – Parapheur électronique pour la validation des courriers sortant

    Villepinte

    Gestion des correspondances et parapheur électronique

    Périmètre fonctionnel : Gestion des courriers papiers/mails  – Parapheur électronique pour la validation des courriers sortants

    Nombre d’habitants : 36 000 

    Nombre d’utilisateurs de 6Tzen : 150

    Durée du projet : 6 mois 

    A la fin de l’année 2011, la ville de Villepinte souhaite s’engager dans un projet de dématérialisation du courrier, répondant à la volonté du maire d’assurer un meilleur suivi des demandes des citoyens et d’améliorer les délais de réponse. Le projet est donc porté au plus haut niveau, et relayé par le DGA et par la chef de projet, recrutée spécialement pour mener ce projet. Grâce à un support contractuel (Sipperec) préexistant le projet démarre très vite. En plus de la numérisation et de la diffusion des courriers papier, l’enregistrement et le traitement des mails sont intégrés dans le périmètre du logiciel.

    Début juin 2012, 6 mois après le début du projet, le logiciel est opérationnel. Les sessions de formation organisées en interne s’étalent sur 6 mois supplémentaires et le logiciel est progressivement mis en place dans tous les services de la mairie.

    L’utilisation de 6TzenAdmin est aujourd’hui rentrée dans les habitudes de travail, et Villepinte envisage de mettre en place le portail usager 6Tzen dans les mois à venir.

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